Obraz „Martwa natura” Pietera de Ringa został wywieziony podczas II wojny światowej z kolekcji Schlesisches Museum für bildende Künste in Breslau (poprzednika Śląskiego Muzeum Sztuk Pięknych we Wrocławiu). Od tego czasu dzieło było poszukiwane, aż w końcu zostało uznane za utracone. W końcu po wielu latach w kwietniu 2019 roku, obraz szczęśliwie powrócił na tereny Dolnego Śląska. Niemniej jednak, poszukiwanie dzieła, które zaginęło w trakcie trwającego konfliktu zbrojnego, czy też w wyniku zwykłej kradzieży, jest procesem długotrwałym i skomplikowanym. Odpowiednie katalogowanie i ewidencjonowanie zabytków mogłoby w przyszłości nie tylko ułatwić poszukiwanie zaginionych obiektów, ale też zapobiegać ewentualnym kradzieżom i skutecznie zwalczać działania fałszerskie.
Księgi ewidencyjne są w Polsce stosunkowo świeżym rozwiązaniem. Obowiązek prowadzenia ksiąg ewidencyjnych został wprowadzony Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 grudnia 2017 r. w sprawie ksiąg ewidencyjnych prowadzonych przez podmioty gospodarcze wyspecjalizowane w zakresie obrotu zabytkami na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Mimo obowiązującej już kilka lat regulacji prawnej, kwestia obowiązku oraz zasad prowadzenia Ksiąg Ewidencyjnych nadal nie jest w pełni wyjaśniona, a wielu kolekcjonerów i antykwariuszy nadal nie podjęło żadnych kroków by je stworzyć.
Kogo to dotyczy?
Księgi Ewidencyjne zostały wprowadzone by zapewnić większą wiarygodność i stabilizację m.in. rynku antykwarycznego. Stąd też obowiązkiem prowadzenia księgi ewidencyjnej objęte są konkretne podmioty działające na tym rynku. Są to zatem obowiązkowo wszystkie osoby lub spółki zajmujące się obrotem zabytkami (obiekty spełniające kryteria definicji zabytku zawartej w ustawie o ochronie i opiece nad zabytkami), które przyjmują lub oferują do zbycia na własną rzecz i na rzecz innych osób, zabytki o wartości przekraczającej 10.000,00 złotych lub też wydają ekspertyzy dotyczące zabytków. Przepisy wprost nie wskazują czym jest ekspertyza, jednakże w powszechnie przyjętej praktyce przyjmuje się, iż ekspertyzami są oceny zabytku, określające miejsce i czas jego powstania oraz jego wartość. Zgodnie z ww. rozporządzeniem z 5 grudnia 2017 r., każdorazowo w przypadku przeprowadzenia ekspertyzy zabytku, nawet jeśli jego wartość jest niższa niż 10 tysięcy złotych, przeprowadzona ekspertyza musi zostać wpisana przez jej autora do księgi ewidencyjnej. Wprowadzone rozwiązania prawne miały usprawnić uzyskiwanie ekspertyz i gwarantować ich rzetelność. Patrząc jednak na przyjętą praktykę z wcześniejszych dekad, prawdopodobnym jest, iż ekspertyzy niezadowalające dla zleceniodawców celowo nie będą ujawniane w księgach ewidencyjnych.
W praktyce zatem obowiązkiem prowadzenia ksiąg ewidencyjnych będą objęci marszandzi sztuki i antykwariusze. To oni muszą dokumentować zbywanie i nabywanie zabytków, a także ujawniać przeprowadzane ekspertyzy zabytków, nawet tych, które są własnością osób trzecich. Warto jednak pamiętać, iż księgę ewidencyjną może założyć tak naprawdę każdy podmiot, który zajmuje się kolekcjonowaniem zabytków, albo nawet okazyjnie dokonuje zakupu pojedynczych zabytków. Księga ewidencyjna ma gwarantować bezpieczeństwo w obrocie dziełami sztuki, stąd można powiedzieć, iż posiadanie księgi ewidencyjnej jest wręcz pożądane dla uniknięcia wątpliwości co do ich pochodzenia.
Forma księgi ewidencyjnej
To jak powinna wyglądać i być skonstruowana księga ewidencyjna wskazuje rozporządzenie z dnia 5 grudnia 2017 roku. Przy tworzeniu własnej księgi ewidencyjnej w szczególności trzeba zwrócić uwagę jej na formę. Wzór księgi ewidencyjnej został załączony do wymienionego wyżej rozporządzenia i wskazuje w jaki sposób powinna wyglądać księga ewidencyjna i jakie elementy zawierać. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na jej wymiary. Księga ewidencyjna powinna być wykonana w formacie A4 oraz w sposób trwały, tak aby mogła być użytkowania przez cały okres prowadzonej przez antykwariusza działalności. Ponadto, każda ze stron księgi ewidencyjnej powinna być ponumerowana i zabezpieczona, tak by żadna strona nie mogła zostać usunięta lub wymieniona. Numeracja dotyczy nie tylko samych stron księgi ewidencyjnej, ale też fotografii i dokumentów, które dołączane są do księgi ewidencyjnej jako jej załączniki. Załączniki zamieszczane są w oddzielnym zbiorze, a każdy z nich powinien mieć nadany swój własny numer porządkowy. Wskazane wyżej wymagania mają przede wszystkim na celu zabezpieczyć księgę ewidencyjną przed ewentualnymi zmianami i ingerencjami w jej pierwotny stan.
Ponadto warto pamiętać, iż forma księgi to również sposób umiejscowienia i podziału zawartych w niej informacji. Wpisy do księgi ewidencyjnej obejmują cztery części. Pierwsza część dotyczy informacji o zabytku lub ekspertyzie, druga część zawiera informacje dotyczące nabycia lub przyjęcia zabytku w komis, a trzecia część składa się z informacji dotyczących zbycia zabytku. Księgę kończy wykaz załączników, którymi zazwyczaj są dokumenty i fotografie.
Strona tytułowa
Strona tytułowa jest najistotniejszym elementem księgi ewidencyjnej. Znajduje się na niej numer ewidencyjny księgi, który nadawany jest przez wojewódzkiego konserwatora zabytków, a także informacje dotyczące liczby stron, podmiotu prowadzącego księgę oraz także organu ewidencjonującego.
Wzór strony tytułowej księgi ewidencyjnej
Niezbędne elementy
Jednym z ważniejszych elementów księgi ewidencyjnej jest określenie podmiotów prowadzących księgę i upoważnionych do dokonywania wpisów. Informacje te umożliwiają szybsze badanie proweniencji obiektu czyli ustalenie kolejnych właścicieli obiektu i miejsca jego pochodzenia. Przy dokonywaniu wpisów należy przestrzegać także zasady chronologiczności. Dodatkowo każdy wpis musi zostać dokonany w taki sposób by uniemożliwić jego późniejsze uzupełnienie. Wpisów do księgi ewidencyjnej mogą dokonywać tylko osoby upoważnione, które wskazywane są w tabeli na 1 stronie księgi ewidencyjnej, zaraz po stronie tytułowej. W przypadku jakiegokolwiek błędnego wpisu, podmiot upoważniony może dokonywać odpowiedniego sprostowania. W treści sprostowania należy wskazać datę jego dokonania i opatrzyć podpisem osoby dokonującej sprostowania.
Wzór księgi ewidencyjnej
Załączniki
Załączniki dołączane do księgi ewidencyjnej to przede wszystkim fotografie zabytku oraz odpis lub kopia wydanej ekspertyzy. Obowiązkowym załącznikiem jest także oświadczenie zbywcy określające miejsce pochodzenia zabytku, sposób nabycia, a także odpis faktury lub jakiegokolwiek innego dokumentu poświadczającego zbycie zabytku. Dokumentny te mają potwierdzać autentyczność obiektu i być gwarancją braku wad prawnych dzieła.
Oświadczenia dołączane do księgi dotyczą zatem kwestii, które związane są z legalnością pochodzenia obiektu. Podmiot prowadzący księgę musi zapewnić, iż obiekt ten nie pochodzi z przestępstwa oraz nie został wywieziony z terenu Unii Europejskiej lub państwa trzeciego z naruszeniem prawa. Jeżeli zabytek został nabyty poza obszarem UE, to w załącznikach do księgi ewidencyjnej musi się również znaleźć odpowiedni dokument poświadczający nabycie zabytku, jego cenę oraz potwierdzenie dopuszczenia do obrotu.
Fotografie
Prawodawca nie pozostawił również swobody w zakresie formy załączanych fotografii. Zdjęcia powinny przedstawiać całość zabytku, w szczególności w jakim stanie jest on zachowany, jakie są jego elementy szczególne, oraz czy posiada ewentualne wady lub zniszczenia. Ponadto należy pamiętać, iż wszelkie oznaczenia znajdujące się na zabytku – znaki, sygnatury czy numery inwentarzowe muszą być opisane w dodatkowym dokumencie. Również wymiar i jakość wydruków fotograficznych ma znaczenie. Każdy wydruk powinien być wykonany w kolorze, w dobrej jakości, w minimalnym formacie 9 x 13 cm, przy czym by uzyskać zadowalającą jakość wydruku minimalna rozdzielczość powinna oscylować w okolicach 300 dpi. Fotografowany obiekt powinien być uchwycony wraz z tłem. W bardziej skomplikowanych przypadkach, tj. gdy mamy do czynienia z dziełami, które są wielopłaszczyznowe, bądź składają się z wielu elementów, które postrzegane są z różnych perspektyw, należy rozbudować bazę fotograficzną. Może się zatem okazać, iż w księdze ewidencyjnej zamiast pojedynczej fotografii, będzie musiał się znaleźć cały zbiór zdjęć.
Kiedy należy dokonać wpisu?
Wpis do księgi ewidencyjnej objęty jest również rygorem terminu jego wykonania. Podmiot zobowiązany do prowadzenia księgi ewidencyjnej, powinien dokonać wpisu w ciągu 3 dni od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie warunkujące wpis.
Co w sytuacji, gdy nie prowadzimy ewidencji?
Wprowadzenie obowiązku prowadzenia ksiąg ewidencyjnych znajduje swoje odzwierciedlenie także w regulacjach karnych. Wraz z nowelizacją ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami., 6 grudnia 2017 roku wszedł w życie art. 119a powyższej ustawy, stanowiący iż „kto wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi nie prowadzi księgi ewidencyjnej albo prowadzi ją w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą podlega karze grzywny.”
Wprowadzenie powyższego wykroczenia poskutkowało także nadaniem nowych uprawnień organom państwowym. Zgodnie z art. 59a omawianej ustawy, odpowiedni organ państwowy (sąd powszechny, sąd administracyjny, organ zajmujący się restytucją dóbr kultury czy wydający pozwolenie na wywóz zabytków za granicę) może wezwać podmiot prowadzący księgę ewidencyjną do jej udostępnienia.
Realizacja obowiązku prowadzenia ksiąg ewidencyjnych w praktyce
Początkowo kolekcjonerzy i antykwariusze wyrażali obawy, iż księgi ewidencyjne będą równoznaczne z reglamentacją obrotu zabytkami. Należy jednak zauważyć, iż instytucja ta ma przede wszystkim usprawnić obrót dziełami, zapewnić większe bezpieczeństwo w handlu, a także przeciwdziałać obrotowi dobrami kultury pochodzącymi z nielegalnych źródeł. Prawodawca podjął próbę uporządkowania rynku obrotu dziełami sztuki, aczkolwiek wydaje się, że dokonał tego w sposób niekoniecznie przystający do polskich realiów. Warto jednak docenić te starania, nawet jeżeli dla wielu antykwariuszy system ksiąg ewidencyjnych jest problematyczny i wymaga wypracowania odpowiednich mechanizmów katalogowania i archiwizowania. Być może wraz z realizacją unijnego rozporządzenia dotyczącego przywozu zabytków prawodawca dokona kolejnych zmian, a system prowadzenia ksiąg ewidencyjnych zostanie udoskonalony. Wydaje się, że w praktyce organy państwowe nie są w stanie kontrolować wszystkich dokonywanych na rynku transakcji i monitorować czy każda przeprowadzona ekspertyza zabytku została ujawniona. Jednakże, należy pamiętać, że prowadzenie ksiąg ewidencyjnych jest obowiązkiem prawnym, a brak jego realizacji lub nierzetelna realizacja są zagrożone karą grzywny. Już choćby z tego względu należy rekomendować prowadzenie ksiąg ewidencyjnych każdej zobowiązanej do tego osobie, pamiętając również o korzyściach płynących z tego tytułu, jak choćby zapobieganie kradzieżom i fałszerstwom dzieł sztuki.
Autor:
Katarzyna Frątczak
Fotografia w nagłówku: Pieter de Ring, Martwa Natura, 1650 r. Gemäldegalerie der Staatlichen Museen zu Berlin – www.liveinternet.ru