FORMA I TREŚĆ UMÓW SPONSORSKICH
W poprzednim artykule poświęconym umowie sponsorskiej, opisaliśmy typy umów sponsorskich oraz podatkowe aspekty ich obowiązywania. W tej części naszego cyklu, skupimy się na formie i treści umów łączących klub i sponsora.
- Forma umowy sponsorskiej
Z uwagi na fakt, iż umowa sponsorska nie została w żaden sposób unormowana przez ustawodawcę, strony mają relatywnie dużą swobodę w kształtowaniu jej treści. Dla zabezpieczenia własnych interesów, klub powinien związać się umową sponsorską sporządzoną w formie pisemnej. Niezachowanie formy pisemnej nie spowoduje co prawda nieważności umowy, ale może znacząco utrudnić ewentualne dochodzenie i egzekwowanie roszczeń w przyszłości. Poleganie na ustnych obietnicach sponsora może przynieść zawód, gdy sponsor postanowi wycofać się ze swoich zobowiązań, np. ze względu na rozczarowujące efekty takiej formy reklamy, słabą formę sportową zespołu lub swoją własną pogarszającą się sytuację finansową. Mogą pojawić się również spory co do wysokości, terminów oraz warunków wypłaty klubowi środków pieniężnych. Do takich sytuacji może dochodzić, gdy strony nie zachowały formy pisemnej umowy sponsorskiej. Ponadto, umowę sponsorską warto zawsze zawierać w formie pisemnej ze względów księgowych i podatkowych. Urząd skarbowy może oczekiwać od klubu wykazania tytułu prawnego do otrzymywanych płatności (darowizna, umowa świadczenia usług marketingowych), a także badać ekwiwalentność świadczeń stron (stosunek otrzymywanego przez klub wynagrodzenia do świadczeń marketingowych na rzecz sponsora). Minimalny poziom pewności co do ustalonych warunków może być zapewniony, jeżeli ustalenia stron znajdują swoje odzwierciedlenie w korespondencji e-mailowej, prowadzonej w toku negocjacji. Jednakże, bez wyraźnego stwierdzenia, że wskazane w e-mailach warunki współpracy mają charakter ostateczny, druga strona zawsze będzie mogła powoływać się na okoliczność, iż w rzeczywistości ustalenia stron były inne.
- Istotne postanowienia umów sponsorskich
Obowiązki stron, siła wyższa i klauzula rebus sic stantibus (w kontekście epidemii COVID-19)
Każda umowa sponsorska powinna zawierać przede wszystkim precyzyjne określenie obowiązków obu stron. W przypadku sponsora będzie to przede wszystkim obowiązek zapłaty klubowi wynagrodzenia lub – na zasadach barteru – świadczenie usług lub dostawa towarów do klubu. Umowa powinna określać wysokość kwot przekazywanych klubowi środków pieniężnych, a także terminy i zasady płatności (np. określać dokumenty księgowe będące podstawą płatności), wartość, częstotliwość oraz rodzaj świadczonych w ramach barteru usług lub dostarczanych towarów. Na klubie będą ciążyły obowiązki świadczenia rozmaitych usług marketingowych, np. ekspozycja logotypów sponsora na stadionie/hali, w mediach społecznościowych i na stronie internetowej klubu, mailing lub posty na temat wspólnych akcji promocyjnych, uczestnictwo zawodników klubu w akcjach promocyjnych sponsora oraz w jego kampaniach reklamowych itp.
Należy pamiętać, że umowy sponsorskie mają z reguły charakter wzajemny, co oznacza, że świadczenia jednej strony odpowiadają świadczeniom drugiej strony. Innymi słowy, klubowi może być należne wynagrodzenie od sponsora, jeżeli wyświadczy na jego rzecz usługi marketingowe i reklamowe. W przypadku braku ich realizacji, niepełnej lub wadliwej realizacji sponsor mógłby odmówić wypłaty klubowi środków pieniężnych. Nie zawsze musi się tak dziać z winy samego klubu. Czasami okoliczności uchybień w wykonywaniu świadczeń reklamowych mogą wynikać z przyczyn zewnętrznych (np. zapadnięcie na chorobę zawodników drużyny, zamknięcie stadionu dla publiczności, odwołanie przez władze publiczne zawodów z udziałem klubu, wprowadzenie przepisów zakazujących informowania o sponsorowaniu klubu przez podmiot prowadzący określoną działalność, decyzja organu prowadzącego rozgrywki o zmianie ich formatu – np. poprzez zmniejszenie liczby meczów), a czasami mogą być wynikiem niejasności co do wzajemnych obowiązków stron, wynikających z nieprecyzyjnego sformułowania postanowień umowy.
Nie zawsze i nie wszystko można przewidzieć, ale niewątpliwie szczególnie ostatnie doświadczenia związane z pandemią wirusa COVID-19 uczą, że umowy powinno się sporządzać w sposób przemyślany, zakładając zaistnienie zdarzeń, które mogą wpłynąć na ich realizację. Z tego względu należy pamiętać, żeby w umowach określać skutki wystąpienia tzw. siły wyższej (wszelkie zdarzenia zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia, których skutkom nie można zapobiec, uniemożliwiające wykonanie umowy). Przykładowo, w umowie można określić, że klub nie traci prawa do wynagrodzenia od sponsora, jeżeli w jego meczu zakazano wprawdzie udziału publiczności, ale mecz ten jest transmitowany w telewizji lub Internecie. Innym przykładem byłaby klauzula, która wskazywałaby, że klub ma prawo do całości wynagrodzenia, jeżeli mecze jego drużyny, pierwotnie odwołane, zostałyby rozegrane w innym terminie. Kolejnym pomysłem mogłoby być postanowienie umożliwiające klubowi – w sytuacji odwołania lub zawieszenia rozgrywek z udziałem jego drużyny – na przeprowadzenie zastępczych akcji promocyjnych, np. za pośrednictwem jego mediów społecznościowych.
Należy zwrócić uwagę, że nadzwyczajne zdarzenia, do których należy zaliczyć stany pandemii, mogą nie tylko wywoływać trudności w wykonywaniu świadczeń marketingowych po stronie klubu. Związane z takimi stanami kryzysy gospodarcze mogą również wywoływać problemu finansowe po stronie sponsora, których konsekwencją będą trudności w spełnianiu jego zobowiązań finansowych wobec sponsorowanego. Sponsor może powoływać się przy tym na określoną w art. 3571 § 1 Kodeksu cywilnego klauzulę rebus sic stantibus, zgodnie z którą, jeżeli z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy, sąd może po rozważeniu interesów stron, zgodnie z zasadami współżycia społecznego, oznaczyć sposób wykonania zobowiązania, wysokość świadczenia lub nawet orzec o rozwiązaniu umowy. Powyższe oznacza, że w przypadku znacznych problemów finansowych sponsor może próbować uwolnić się od swoich zobowiązań z powołaniem na powyższą klauzulę. W takich sytuacjach klub nie jest oczywiście bezbronny, gdyż po pierwsze, może sprzeciwiać się orzeczeniu przez sąd zgodnie z żądaniem kontrahenta, a po drugie, w treści samej umowy można zasygnalizować, że strony liczą się z istniejącymi ryzykami i w związku z tym stosowanie tej klauzuli modyfikują, ograniczają lub wręcz w ogóle wyłączają (w sprawie możliwości modyfikacji tej klauzuli zob. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 28 czerwca 2016 r., sygn. akt VI ACa 268/15; komentarz do art. 3571 § 1 KC w: Gudowski J. (red.), Kodeks cywilny. Komentarz. Tom III. Zobowiązania. Część ogólna, wyd. II).
Do istotnych postanowień umów sponsorskich należy również określenie czasu ich obowiązywania. Najczęściej umowy sponsorskie zawarte są na czas określony, zazwyczaj obejmujący okres jednego lub więcej sezonów rozgrywkowych, aczkolwiek zdarza się, że sponsor zdecyduje się na zawarcie umowy dotyczącej konkretnego, budzącego szczególne zainteresowanie mediów i publiczności meczu. Co do zasady umowy zawarte na czas określony cechuje ich trwałość, to jest brak możliwości ich rozwiązania przed końcowym terminem ich obowiązywania. Naruszenie trwałości umowy i przedwczesne zakończenie umowy przez jedną ze stron może skutkować jej odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec drugiej strony. Z tego względu umowy sponsorskie mogą również wyraźnie przewidywać możliwość ich przedwczesnego rozwiązania, ustanawiając prawo ich wypowiedzenia lub odstąpienia od nich. Jednakże, ten temat zostanie szerzej opisany w kolejnej części naszego cyklu poświęconego umowom sponsorskim.
Korzystanie z nazw, znaków towarowych oraz innych oznaczeń klubu i sponsora
Precyzyjne określenie kontekstu oraz sposobu korzystania z oznaczeń klubów, a także prawa do posługiwania się tytułem partnera/sponsora klubu, jest niezwykle istotne, gdyż te wartości niematerialne stanowią najważniejszy zasób każdego klubu, wiążą się bowiem nierozerwalnie z jego tradycją, historią i – co jest najbardziej wartościowe ekonomicznie – popularnością. Właściwa konstrukcja tych postanowień może mieć szczególne znaczenie, gdy mamy do czynienia z klubem wielosekcyjnym, zarówno sensu stricto (w ramach jednego klubu-podmiotu prawnego działają różne sekcje biorące udział w zawodach w różnych dyscyplinach sportowych) lub z klubem wielosekcyjnym sensu largo (jest kilka klubów, które są odrębnymi podmiotami prawnymi, ale łączy je wspólna nazwa, herb, a także barwy, tradycja itp.). W odniesieniu do klubów wielosekcyjnych, zarówno sensu largo, jak i sensu stricto problematyczne może być to, który z podmiotów (sekcji) i w jakim zakresie uprawniony jest do korzystania z nazwy i herbu klubu, w tym do udzielania sponsorom licencji na posługiwanie się z nimi w swoich materiałach promocyjnych. Możliwość posługiwania się tymi prawami niematerialnymi przez wiele podmiotów może prowadzić do rozwodnienia ich wartości, a także do ich komercjalizacji, po zaniżonej cenie, przez sekcje, które wcale nie są najpopularniejsze, ale mają prawo do korzystania z nazwy klubu i jego herbu, na równi z innymi sekcjami. W przypadku naruszania praw klubu do jego oznaczeń lub ich bezprawnego używania przez podmiot trzeci, klubowi przysługują rozmaite narzędzia prawne umożliwiające skuteczną walkę z tymi zjawiskami, przykładowo na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego czy ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Pomysłem, który zawsze wart jest rozważenia jest objęcie oznaczeń słownych, graficznych lub słowno-graficznych klubu ochroną na podstawie przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej, tj. ich rejestracja jako znaki towarowe. Ochrona ta ułatwia skuteczną walkę z naruszeniami ze strony podmiotów trzecich (m.in. poprzez ustanowienie w art. 54 ust. 3 ww. ustawy domniemania, że każdemu jest znana treść wpisów dokonanych w rejestrach znaków towarowych), zarówno na rynku polskim, jak i w wymiarze unijnym.
Klub, który zamierza udzielić sponsorom prawa (licencji) na korzystanie ze swojej nazwy i herbu musi zadbać o wskazanie zakresu takiej licencji. Ważne jest określeniu jej celu, a także sposobów, w których sponsor będzie wykorzystywał oznaczenia klubu (przykładowo – pola eksploatacji, częstotliwość ekspozycji oznaczeń, zakaz jakiejkolwiek modyfikacji/zniekształceń oznaczeń klubu) , a także okresu, na który licencja zostanie udzielona (zazwyczaj na okres obowiązywania umowy, z możliwością posługiwania się materiałami reklamowanymi wytworzonymi przed jej wygaśnięciem).
Klub powinien wskazać umowie sponsorskiej, że jego nazwa lub oznaczenia, powoływanie się na współpracę, a także wizerunek zawodników nie mogą być wykorzystywane w sposób, który naruszałby ich dobre imię, wizerunek lub interes. Czasami mogą się bowiem pojawić sytuacje, w których klub może nie chcieć być dłużej utożsamiany ze sponsorem, ze względu na prowadzoną przez niego działalność. W ostatnim czasie głośno było o decyzji klubu Liverpool F.C. o nieprzedłużaniu współpracy z producentem mleczka kokosowego z Tajlandii, który oskarżany był o znęcanie się nad zwierzętami.
Podobnie, precyzyjnego określenia wymaga nadanie klubowi prawa do posługiwania się oznaczeniami sponsora (jego nazwą i logotypem) w działaniach marketingowych. Powszechną praktyką jest, że logo sponsora lub jego reklama umieszczane są na bannerach stadionów, koszulkach zawodników, biletach wstępu, plakatach, na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych klubu, w czasopismach klubowych, folderach i broszurach informacyjnych. Sponsorzy często zapewniają sobie, że podczas klubowych konferencji prasowych w tle umieszczana jest plansza z ich logo. Sposób i częstotliwość ekspozycji lub emisji oznaczeń i reklam sponsora są często najważniejszymi postanowieniami dotyczącymi obowiązków sponsorowanego klubu. Warto w umowie zastrzec, że to sponsor powinien dostarczyć klubowi wzory swoich oznaczeń i projekty graficzne reklam, najlepiej w formie plików na nośnikach elektronicznych.
Korzystanie przez sponsora z wizerunku zawodników klubu
Często praktyką umów sponsorskich jest umożliwianie sponsorowi posługiwania się wizerunkiem zawodników = drużyny sportowej sponsorowanego klubu, we własnych działaniach promocyjnych (często nieokreślonych jeszcze na dzień zawarcia umowy). Sponsor może życzyć sobie wykorzystania wizerunku całej drużyny (to jest najczęstsza praktyka) lub (znacznie rzadziej) tylko niektórych zawodników. Sposób korzystania przez sponsora z wizerunku zawodników klubu powinien oczywiście zostać określony w umowie sponsorskiej. Jednakże, należy pamiętać, że prawo do komercjalizacji przez klubu wizerunku jego zawodników nie wynika z samego faktu ich przynależności do drużyny lub faktu związania kontraktem sportowym. Prawo to musi być wyraźnie określone w kontrakcie zawartym przez klub z zawodnikiem. Kontrakt powinien określać, czy klub ma prawo udzielać swoim sponsorom prawa do korzystania z wizerunku zawodnika jako członka całej drużyny (zdjęcia grupowe), czy w postaci indywidualnej. Umowa zawodnika z klubem powinna również określać czy zawodnikowi należne jest za udział w reklamie sponsora klubu dodatkowe indywidualne wynagrodzenia, czy świadczenia te zostały już ujęte w wynagrodzeniu kontraktowym. Komercjalizowanie swojego wizerunku jest czymś bardzo powszechnym w przypadku popularnych sportowców, dlatego kontrakt zawsze powinien wskazywać w jakim zakresie sportowcom przysługuje prawo do zawierania indywidualnych umów sponsorskich (np. w przypadku piłkarzy powszechne jest prawo do reklamowania producentów obuwia piłkarskiego), a w jakim są zobowiązani do udziału w działaniach reklamowych sponsorów klubu, a także nie angażowania się w akcje marketingowe podmiotów, które są wobec nich konkurencyjne. Należy pamiętać, że działania promocyjne sponsora z udziałem danego zawodnika klubu powinny uwzględniać przestrzeganie wymogów w zakresie ochrony jego danych osobowych (zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE), a także nie powinny naruszać jego dóbr osobistych. Tytułem przykładu kilka lat temu Papiss Cissé, ówczesny zawodnik Newcastle United, odmówił występów w koszulce z reklamą firmy bukmacherskiej z uwagi na sprzeczność hazardu z wartościami wyznawanego przez niego Islamu. Wprawdzie ostatecznie klub i zawodnik doszli do porozumienia, ale potencjalne konflikty pomiędzy działalnością sponsorów klubu a wartościami religijnymi lub światopoglądowymi jego zawodników mogą okazać się zarzewiem potencjalnych sporów (np. reklama sieci sklepów mięsnych przez sportowca-weganina).
Niezależnie od przyjętego modelu współpracy na linii sponsor – klub – zawodnik, zawsze istotne jest wskazanie, że działania marketingowe, w których uczestniczy zawodnik lub drużyna nie mogą wpływać negatywnie na ich zdolność wykonywania obowiązków sportowych.
W kolejnej części naszego artykułu skupimy się na kwestiach związanych z wypowiedzeniem umowy sponsorskiej oraz rozwiązywaniem sporów dotyczących jej realizacji.
Autorzy:
adw. Jan Łukomski
Damian Stępa