Wpisy z miesiąca styczeń, 2024

Organizacja obozów sportowych dla dzieci i młodzieży. Czy trzeba je zgłosić jako wypoczynek? Czy trzeba być zarejestrowanym przedsiębiorcą turystycznym?

18 stycznia, 2024 Autor sport, turystyka 0 thoughts on “Organizacja obozów sportowych dla dzieci i młodzieży. Czy trzeba je zgłosić jako wypoczynek? Czy trzeba być zarejestrowanym przedsiębiorcą turystycznym?”

Wstęp

Obozy sportowe stanowią niezwykle atrakcyjną i zdrową formę spędzenia wolnego czasu zarówno dla dzieci, jak i dla młodzieży. Mogą też stanowić ciekawe zajęcie, a nawet źródło dochodów dla osób, które chciałyby takie obozy organizować. Niemniej jednak, przed podmiotem, który pragnie zorganizować obóz sportowy stoi szereg  wymogów – nie tylko logistycznych. Polski ustawodawca nakłada bowiem na organizatora obozu sportowego  określone obowiązki prawne, które muszą być spełnione, by organizacja danego obozu odbywała się w sposób bezpieczny dla uczestników i zgodny z powszechnie obowiązującym prawem.

W związku ze zbliżającym się sezonem obozów narciarskich i ferii zimowych warto omówić najistotniejsze kwestie prawne, o których należy pamiętać przy organizacji obozu sportowego.

 

Czy obóz sportowy to wypoczynek?

Jeśli organizujemy obóz sportowy dla dzieci i młodzieży w okresie ferii zimowych lub letnich, to nasza impreza może wypełniać definicję „wypoczynku”. Zasady jego organizacji określają przepisy ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty oraz rozporządzenia Ministra edukacji narodowej z dnia 30 marca 2016 r. w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży. Zgodnie z przepisami „wypoczynek” to wypoczynek organizowany dla dzieci i młodzieży w celach rekreacyjnych lub regeneracji sił fizycznych i psychicznych, połączony ze szkoleniem lub pogłębianiem wiedzy, rozwijaniem zainteresowań, uzdolnień lub kompetencji społecznych dzieci i młodzieży, trwający nieprzerwanie co najmniej 2 dni, w czasie ferii letnich i zimowych oraz wiosennej i zimowej przerwy świątecznej, w kraju lub za granicą, w szczególności w formie kolonii, półkolonii, zimowiska, obozu i biwaku. Organizator wypoczynku zobowiązany jest do rejestracji organizowanego obozu (wypoczynku) w bazie prowadzonej przez Ministerstwo Edukacji Narodowej. Przepisy stawiają przed organizatorem konkretne wymogi w zakresie zatrudnienia kierownika obozu oraz wychowawców. Osoby te muszą spełniać określone kryteria i posiadać określone kwalifikacje. Ich liczba zależy od liczby uczestników danego obozu, ich wieku, a także od ewentualnych niepełnosprawności jego uczestników.

Dodatkowo, organizator wypoczynku musi pamiętać o zapewnieniu uczestnikom dostępu do opieki medycznej, która również musi spełniać określone w przepisach warunki, zapewnić spełnienie przepisów przeciwpożarowych miejsca odbywania wypoczynku, zapewnić żywienie zgodne z zasadami higieny żywienia, zapewnić bezpieczne korzystanie z obszarów wodnych, przedłożyć program wypoczynku dostosowany do wieku, zainteresowań i potrzeb uczestników, ich stanu zdrowia, sprawności fizycznej i umiejętności.

Zgłoszenie wypoczynku powinno być dokonane na 21 dni przed terminem obozu. Dokonanie zgłoszenia wymaga przedstawienia szeregu dokumentów i załączników, w tym potwierdzających kwalifikacje kadry opiekuńczo-wychowawczej, programu wypoczynku, opinii w zakresie ochrony przeciwpożarowej, oświadczenia w przedmiocie zarobkowego lub niezarobkowego celu organizacji obozu, a także informacje w przedmiocie wpisu do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych lub braku obowiązku posiadania takiego wpisu.

Za organizację wypoczynku pomimo braku umieszczenia jego zgłoszenia w bazie wypoczynku organizatorowi grozi kara grzywny.

 

Umowy, ubezpieczenia, przetwarzanie danych osobowych.

Żeby zabezpieczyć organizatora przed ewentualnymi zarzutami, a także roszczeniami odszkodowawczymi, należy pamiętać o zawarciu ze wszystkimi wykonawcami obozu (opiekunowie, personel medyczny itp.) odpowiednich umów. Z nich powinny wynikać prawa i obowiązki obu stron. Podobnie, warto zawrzeć umowy z uczestnikami wypoczynku (a raczej z ich opiekunami prawnymi – rodzicami). W ten sposób organizator obozu ma jasną podstawę prawną do dochodzenia od opiekunów prawnych wynagrodzenia i opłat za udział ich podopiecznego w obozie, znany jest zakres jego odpowiedzialności prawnej, a także dysponuje odpowiednimi zgodami od rodziców uczestników obozu. Natomiast rodzice znają obowiązki organizatora, a także swoje uprawnienia, w tym w zakresie możliwości anulowania wyjazdu, zwrotu opłaty itp. Załącznikami do umów z uczestnikami powinny być również wypełnione karty uczestnictwa – z nich powinno wynikać, czy dana osoba cierpi na jakieś choroby, alergie, problemy sprawnościowe lub wymaga odpowiedniej diety.

Dodatkowo, organizator obozu sportowego powinien zadbać o wykupienie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, a także polisy ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków dla uczestników obozu. Pomoże to zabezpieczyć ewentualne roszczenia zarówno uczestników wypoczynku, jak i osób trzecich.

Bardzo ważne w procesie organizowania obozu przepisów jest również przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych uczestników obozu, a także kadry wychowawców. Należy w tym celu zawrzeć odpowiednie klauzule w zawieranych umowach, przygotować regulamin przetwarzania danych osobowych, a także przygotować się do odpowiedniego przechowywania przetwarzanych danych.

 

Czy obóz sportowy to impreza turystyczna?

Istnieje spore ryzyko, że organizowany przez nas obóz sportowy zostanie zakwalifikowany jako impreza turystyczna. Należy pisać „ryzyko”, albowiem organizacja imprez turystycznych wiąże się z wieloma wymaganiami stawianymi przez przepisy prawa.

Co do zasady, organizator obozu sportowego traktowany jest przez polskie prawo jako przedsiębiorca turystyczny. Zgodnie z ustawą o imprezach turystycznych, przez przedsiębiorcę turystycznego należy rozumieć organizatora turystyki, przedsiębiorcę ułatwiającego nabywanie powiązanych usług turystycznych, agenta turystycznego lub dostawcę usług turystycznych, będącego przedsiębiorcą albo prowadzącego działalność odpłatną.

W przypadku, gdy przedsiębiorca turystyczny nie będzie spełniał wymogów z wyłączenia w art. 3 Ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, wówczas będzie musiał m.in uzyskać wpis do Rejestru „Organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych.

Działalność w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz ułatwiania nabywania powiązanych usług turystycznych jest działalnością regulowaną, tzn. znajduje się pod specjalnym nadzorem państwa i wymaga od przedsiębiorców spełniania w trakcie jej prowadzenia wymogów finansowych. Wymogi te dotyczą przede wszystkim zapewnienia bezpieczeństwa klientom biura na wypadek niewypłacalności firmy poprzez różne formy zabezpieczeń finansowych, tj.:

1) zawarcie gwarancji bankowej lub gwarancji ubezpieczeniowej zgodnie ze wzorem formularza i przepisami określającymi minimalną wysokość sumy gwarancji lub

2) zawarcie umowy ubezpieczenia na rzecz podróżnych zgodnie ze wzorem formularza i przepisami określającymi minimalną wysokość sumy ubezpieczenia, lub

3) zawarcie umowy o turystyczny rachunek powierniczy zgodnie ze wzorem tej umowy i przyjmowanie wpłat podróżnych wyłącznie na ten rachunek (jeżeli imprezy turystyczne lub powiązane usługi turystyczne świadczone będą wyłącznie na terytorium Polski);

4) dokonywanie terminowych wpłat składek w należnej wysokości na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny.

Wpisu do Rejestru dokonuje się na podstawie wniosku, do którego należy dołączyć rozmaite dokumenty (w tym m.in. gwarancję bankową lub ubezpieczeniową, umowę ubezpieczenia na rzecz podróżnych, umowę o turystyczny rachunek powierniczy, dowód wniesienia opłaty skarbowej i inne).

 

Wyłączenie z kwalifikacji imprezy turystycznej.

Należy jednak wskazać, iż  istnieje możliwość wyłączenia przepisów Ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, co w konsekwencji ułatwi organizację obozu czy kolonii.

Wyłączenia zastosowania ustawy zostały opisane w art. 3 ww. Ustawy. W kontekście organizacji obozu sportowego z wyłączenia będą mogły skorzystać podmiot organizujące „imprezy turystyczne oraz powiązane usługi turystyczne, które są oferowane oraz których zamawianie i realizowanie jest ułatwiane okazjonalnie, na zasadach niezarobkowych i wyłącznie ograniczonej grupie podróżnych”. W celu zbadania czy dana impreza podlega ww. wyłączeniu należy zdefiniować i odpowiednio zastosować do organizowanej przez nas imprezy pojęcie „okazjonalności”, a także „ograniczonej liczby podróżnych”. Ponadto, imprezy takie muszą być organizowane w celach „niezarobkowych”, co oznacza, że całość środków otrzymanych od uczestników powinna zostać przeznaczona na organizację obozu.

Wszystkie trzy kryteria muszą zostać spełnione łącznie. Nie ma natomiast znaczenia w jakiej formie działa podmiot organizujący imprezę, istotne jest tylko kryterium organizacji obozu w  celach „niezarobkowych”.

 

Dopuszczalne jest również wyłączenie przepisów Ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, w sytuacji, gdy organizator nie tworzy imprezy turystycznej w myśl ustawy, bądź też nie świadczy powiązanych usług turystycznych. W takiej sytuacji organizator (bez względu na formę prawną i działania w celach zarobkowych) musi świadczyć pojedynczą usługę lub serię oderwanych od siebie usług turystycznych. Impreza turystyczna w myśl Ustawy, powstaje bowiem poprzez połączenie dwóch lub więcej usług turystycznych. Możliwe jest więc uniknięcie zaklasyfikowania obozu sportowego jako imprezy turystycznej lub powiązanych usług turystycznych byłoby możliwe poprzez rozdzielenie świadczonych usług. Zgodnie z art. 4 pkt. 1) ww. ustawy usługi turystyczne to:

  1. a) przewóz pasażerów,
  2. b) zakwaterowanie w celach innych niż pobytowe, które nie jest nieodłącznym

elementem przewozu pasażerów,

  1. c) wynajem pojazdów samochodowych lub innych pojazdów silnikowych,
  2. d) inną usługę świadczoną podróżnym, która nie stanowi integralnej części

usług wskazanych w lit. a–c;”

Z kolei art. 4 pkt. 2) ustawy o imprezach turystycznych definiuje imprezę turystyczną jako „połączenie co najmniej dwóch różnych rodzajów usług turystycznych na potrzeby tej samej podróży lub wakacji, spełniające warunki, o których mowa w art. 5 ust. 1.”, czyli takie, które zostały połączone przez jednego przedsiębiorcę turystycznego, w tym na prośbę podróżnego lub zgodnie z jego wyborem, przed zawarciem umowy obejmującej wszystkie usługi.

Ponadto, imprezą turystyczną stanowią usług turystyczne:

  1. a) nabywane w jednym punkcie sprzedaży i wybrane przez podróżnego przed dokonaniem zapłaty,
  2. b) oferowane lub sprzedawane po cenie obejmującej wszystkie usługi lub po cenie całkowitej, lub gdy jedną z tych cen obciążany jest nabywca, lub
  3. c) reklamowane lub sprzedawane przy użyciu określenia „impreza turystyczna” lub podobnego, lub
  4. d) łączone po zawarciu umowy, na podstawie której podróżny został uprawniony do dokonania wyboru spośród różnych rodzajów usług turystycznych, lub
  5. e) nabywane od odrębnych przedsiębiorców turystycznych za pośrednictwem powiązanych procesów rezerwacji online, podczas których przedsiębiorca turystyczny, z którym zawarta została pierwsza umowa, przekazuje innemu przedsiębiorcy turystycznemu lub przedsiębiorcom turystycznym: imię i nazwisko podróżnego, adres poczty elektronicznej oraz szczegóły płatności, a umowa z tym innym przedsiębiorcą turystycznym lub przedsiębiorcami turystycznymi zostanie zawarta najpóźniej 24 godziny po potwierdzeniu rezerwacji pierwszej usługi turystycznej.

 

Ominięcie zaklasyfikowania obozu sportowego jako imprezy turystycznej lub powiązanych usług turystycznych byłoby możliwe zatem poprzez rozdzielenie świadczonych usług i jednocześnie uniknięcie dalszych, wskazanych powyżej znamion ustawowych imprezy turystycznej. Jednakże, w praktyce rozdzielenie poszczególnych usług turystycznych i uniknięcie kwalifikacji imprezy turystycznej jest trudne, wymagałoby chociażby niemal całkowite przerzucenia na rodziców kwestii transportu dzieci, ale też obowiązków związanych z rezerwacją całego pobytu ich podopiecznych. Ponadto, należy również zauważyć, iż takie czynności stanowią swoiste obejście wymogów ustawowych. Działalność sprzeczna z przepisami ustawy o imprezach turystycznych może się wiązać z surowymi karami, w tym pieniężnymi, grzywną, ograniczeniem wolności lub nawet karami pozbawienia wolności.

 

Podsumowanie

Jak więc wynika z analizy przepisów o systemie oświaty oraz o imprezach turystycznych, organizacja obozu sportowego dla dzieci i młodzieży jest procesem złożonym, który wymaga wieloaspektowego planowania. Zorganizowanie obozu sportowego w oparciu o wymienione w niniejszym artykule założenia, pozwoli jednak w pełni zadbać o bezpieczeństwo komfort uczestników obozu, jak i zabezpieczyć interesy samego organizatora. Każdy organizator takiego obozu powinien sobie odpowiedzieć na pytanie, czy organizowana przez niego impreza kwalifikuje się jako wypoczynek lub jako impreza turystyczna. W celu weryfikacji statusu naszego obozu najlepiej skonsultować się z kancelarią prawną, tym bardziej że zarówno zgłoszenie obozu do odpowiedniego rejestru, jak i jego zabezpieczenie prawne wymaga podjęcia wielu decyzji i przygotowania licznych dokumentów.

Jeżeli odpowiedź na pytanie o status obozu, jako wypoczynku lub imprezy turystycznej jest twierdząca, wówczas należy skrupulatnie przygotować odpowiednie wnioski o rejestrację oraz złożyć je w wymaganych prawem terminach. Dodatkowo, niezależnie od przepisów dotyczących wypoczynku lub imprez turystycznych, należy pamiętać o zabezpieczeniu prawnym tego przedsięwzięcia. Oto kluczowe aspekty prawne, które organizatorzy powinni rozważyć:

  1. Bezpieczeństwo uczestników i odpowiedzialność prawna organizatora: w tym podjęcie odpowiednich środków prewencyjnych, takich jak profesjonalna kadra, bezpieczny sprzęt i pierwsza pomoc. Zabezpieczenie prawne w postaci odpowiednich umów z uczestnikami obozu, członkami kadry, personelem medycznym, ośrodkiem, w którym odbywa się obóz.
  2. Ubezpieczenie: wskazane jest posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, które pokrywa potencjalne wypadki i szkody, a także ubezpieczenie uczestników od następstw nieszczęśliwych wypadków.
  3. Zgody i umowy: w przypadku niepełnoletnich uczestników konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody rodziców lub opiekunów. Ważne jest, aby umowy z uczestnikami były jasne i zawierały wszystkie niezbędne informacje, w tym o ryzyku związanym z aktywnościami sportowymi.
  4. Przestrzeganie przepisów: Organizatorzy muszą przestrzegać przepisów dotyczących m.in. organizacji wypoczynku dzieci i młodzieży, imprez turystycznych, imprez masowych, a także zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
  5. Ochrona danych osobowych: w procesie rejestracji i komunikacji z uczestnikami kluczowe jest przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych, zwłaszcza w kontekście przechowywania i przetwarzania danych osobowych uczestników obozów.
  6. Warunki anulowania i zwrotów: jasne zasady dotyczące anulowania uczestnictwa, zwrotów wpłat i ewentualnych zmian w programie są niezbędne, aby uniknąć nieporozumień i sporów prawnych.

 

Podsumowując, organizacja obozów sportowych wymaga nie tylko planowania i koordynacji, ale również świadomości prawnej. Przestrzeganie obowiązujących przepisów i zasad jest kluczowe dla zapewnienia bezpiecznego i udanego wydarzenia, a także dla ochrony prawnej organizatorów. W razie pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości dotyczących tego, których przepisów powinniśmy przestrzegać, jakie powinniśmy spełnić warunki prawnej, a także jak się zabezpieczyć przed ewentualnymi zarzutami ze strony organów władzy publicznej lub roszczeniami rodziców uczestników, najlepiej skonsultować się z kancelarią prawną.

 

Autor: adw. Jan Łukomski

Zatrudnienie zawodnika poniżej 16. roku życia przez klub sportowy

Siedziba kancelarii

ul. Swojska 21a
60-592 Poznań
tel: +48 604 430 051
+48 509 428 522

Wszelkie prawa zastrzeżone

© 2019 Łukomski Niklewicz Adwokacka Spółka Partnerska
Polityka prywatności